Виды услуг

Весь список услуг:

• Консультации
• Переплёт документов
• Архивная обработка
• Управление архивами
• Уничтожение документов
• Внеофисное хранение документов
• Составление номенклатуры дел
• Сдача в архив при ликвидации

Мы производим:

- Консультации

• Консультации по архивному делу и делопроизводству
• Консультации по действующему Российскому архивному законодательству.
• Консультации по организации делопроизводства и архива предприятия.
  
• Консультации по срокам хранения документов и их уничтожению.
  

- Переплёт документов

В процессе деятельности любой организации образуется огромное множество документов.
Для того, чтобы лишние бумаги не мешали работе Ваших сотрудников, а нужные документы всегда были под рукой, Архивная служба РОНДО рада предложить удобный архивный переплёт документов.
Переплёт документов - это:

• сохранность переплетённых документов;- порядок в архиве и документообороте организации;
• оптимизация поиска необходимой информации;
• освобождение офисного пространства;
• удобство при дальнейшей обработке документов.

Особенностью выполняемого нами переплёта является, так называемое, шарнирное
крепление обложки к корешку, позволяющее легко разворачивать листы обложки на 180 градусов. Такая техника переплёта полностью соответствует архивному законодательству, увеличивает срок службы переплетённого дела, а так же позволяет легко сканировать документы дела фактически без искажений.

Так же, огромным преимуществом работы с нами является то, что мы ещё и оказываем дополнительные услуги к переплёту документов, включающие в себя последующую архивную обработку (опись на переплетённые документы, оформление обложек, нумерацию листов, составление листов заверителя, простановка архивных штампов и шифров).
Так как переплётные работы сопряжены с шумом, в целях соблюдения внутреннего распорядка на предприятиях мы готовы осуществлять переплёт документов во внерабочее время, либо, на площадях ООО «РОНДО».
Мы даём гарантию на все наши переплётные работы.

- Архивная обработка

Архивная служба РОНДО возьмет на себя решение всех вопросов по архивной обработке документов (дел). Архивной обработка- это проведение архивных работ по упорядочение и систематизации управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учётных документов (опись дел).
Этапы архивной обработки:

• Комплексное обследование архива заказчика
• Выделение документов (дел) подлежащих архивной обработке
• Подбор и систематизация документов (дел) согласно установленным Российским стандартам
• Разброшюровка и изъятие скрепок и других крепежей из дела
• Стандартный архивный переплёт дела
• Научно-техническая(архивная) обработка документов дел сформированного делопроизводства с полистным просмотром документов, нумерацией листов в деле, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела
• Рукописное оформление корешка и обложки дела
• Составление учётных документов (опись дел)

Существенным преимуществом работы с архивной службой РОНДО является и то, что мы гарантируем соответствие архивной обработки документов всем нормативным актам и методическим документам Российской Федерации.

- Управление архивами

Значимость архива как информационного ресурса неоспорима для любой организации. Это обусловлено тем, что в архиве юридического лица хранятся документы, которые содержат комплексную оперативную и ретроспективную информацию. Данная информация может быть задействована руководством во всех сферах деятельности. Особое место в управление архивом занимает в структуре таких организаций, как: налоговые инспекции, бюро технической инвентаризации объектов недвижимости, страховые компании, банки, в средствах массовой информации и др.
Обеспечение сохранности и использование документов архивов перечисленных организаций является непременным условием выполнения ими их основных функций. Управление архивом нужно для того чтобы обеспечить правовые и нормативные требования, предъявляемые государством к сохранности архивных документов, организациям необходимо подобрать квалифицированный персонал и отразить в их инструкциях круг обязанностей. Эффективная организация работы архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними. В соответствии с нормами, закрепленными в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002), архивы могут быть юридическим лицом, структурным подразделением организации или частью службы ДОУ.
Вне зависимости от организационно-правовой формы, архив должен выполнять следующие функции:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;- учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой.
• Передача документов в архив

Рассмотрим два варианта передачи документов в архив
1. Действующим законодательством РФ специальных нормативных актов, определяющих при смене руководителя предприятия порядок передачи документов в архив, не предусмотрено. При смене руководителя предприятия порядок передачи документов в архив, как правило, определяется уставными документами самого предприятия или должностными инструкциями. Положение о бухгалтерском учете и отчетности, утвержденное Приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. N 170 (ред. от 03.02.97), в абз.4 п.17 указывает, что при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи документов) обязательно проведение инвентаризации. С практической точки зрения необходимо составление акта приемки-передачи документов с их описью, печатей предприятия. Рекомендуется отследить полное исполнение своих обязанностей руководителем на день передачи документов в финансовых и трудовых вопросах:
а) своевременное представление налоговых деклараций предприятия;
б) наличие приказов руководителя о совершении действий бухгалтерскими службами предприятия в случаях, когда такие действия допускаются с санкции руководителя;

в) состояние гражданско-правовых обязательств предприятия с иными лицами;

г) наличие приказов руководителя о назначении работников предприятия на соответствующие должности;

д) иные вопросы деятельности предприятия в зависимости от его специфики.
2. При ликвидации фирмы передача документов в архив происходит следующим образом: Лицо ответственное за передачу обязано организовать упорядочивание документов (архивную обработку) по срокам их хранения:
а) документы постоянного хранения
б) документы по личному составу
в) документы временного хранение срок которых не истёк
Далее после необходимой архивной обработке документы передаются в архив на бесплатное хранение.

- Уничтожение документов

Необходимым условием, при уничтожении документов с истекшими сроками хранения, является проведение экспертизы ценности документов. По её результатам в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
В перечень услуг предоставляемых Архивной службой РОНДО входит уничтожение документов с истекшими сроками хранения в соответствии с нормами действующего российского законодательства. Мы можем взять на себя решение проблем с уничтожением Ваших документов.
Также Архивная служба РОНДО рада предложить Вам вывоз и уничтожение документов в присутствии Заказчика.
Что включает в себя вывоз и уничтожение документов?

• Подача автотранспорта в течение следующего рабочего дня
• Погрузо-разгрузочные работы, экспедиторские услуги.
• Конфиденциальное уничтожение документов на шредере.

Также мы предоставляем Заказчику все необходимые документы (Акт об уничтожение документов, Счёт-Фактура, Акт сдачи-приёмки работ, Счёт Договор).
Оплата производится по факту выполненных работ.

- Внеофисное хранение документов

Документы, образующиеся в деятельности компаний, содержат жизненно важную информацию и, соответственно, требуют особого к себе отношения. Многие компании предпочитают хранить свои документы «на стороне», а точнее — вне своего офиса. Как правильно сохранить документы? Этот вопрос сейчас очень актуален для большинства компаний. Рано или поздно документов становится так много, что они перестают помещаться в офисе в шкафах и на полках, а хранить их надо. Внеофисное хранение документов простой и недорогой способ решить эту проблему
Архивная служба РОНДО рада предложить Вам услуги по внеофисному хранению документов.
Внеофисное хранение документов выгодно Вам не только из соображений экономической целесообразности. Внеофисное хранение документов даёт Вам возможность обеспечить документам достойные и безопасные условия хранения, ограничить несанкционированный доступ к Вашей документации. Российское законодательство предусматривает особые условия хранения документов, если у Вас собственный архив - значит, в Вашем архиве должна быть установлена система пожаротушения, система ограничения доступа, должны регулярно проводится санитарные мероприятия, должен быть создан особый температурно-влажностный режим, а это дополнительные расходы для Вашей компании. Поручите Ваши архивы нам, ведь мы продумали всё до мельчайших деталей - температуру, влажность, пожарную безопасность, доступ в хранилище и с уверенностью можем Вам гарантировать полную конфиденциальность при внеофисном хранение документов.
Внеофисное хранение документов также поможет Вам освободить офисные помещения от тех документов, с которыми Вам не требуется работать ежедневно, предоставим все необходимые консультации по вопросам архивного дела: архивная обработка документов, хранение, уничтожение документов, создание электронных архивов.
Цены на внеофисное хранение документов вы можете узнать по телефону (495) 640-65-44

- Составление номенклатуры дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. На наш взгляд назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая правильно распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в архиве.
Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.
Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной системы на исполненные документы в организации.
Номенклатура дел организации раз­рабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

- Сдача в архив при ликвидации

Действующее законодательство Российской Федерации подразумевает сдачу архива организации при ликвидации или правопреемнику, или же в государственный архив. Сдача документов в архив выполняется в упорядоченном состоянии (что часто само по себе может представлять проблему). Сдаче в архив подлежат следующие документы личному составу (бумаги отдела кадров), срок хранения которых составляет 75 лет; документы долговременного хранения (более 10 лет), которые могут служить основанием для выдачи справок разного характера.
В частности, к таковым относят: все приказы по кадрам организации; личные карточки уволенных сотрудников по форме Т-2; личные дела уволенного персонала, лицевые счета или расчёто-платёжные ведомости по зарплате, трудовые соглашения, не приложенные к личным делам; акты о несчастных случаях (хранящиеся 45 лет); документы о льготах, связанных с вредными условиями (списки персонала, наряды, табели, технологические карты и другие документы), а также подлинники личных документов (например, невостребованных трудовых книжек).
Особо стоит очертить список приказов по персоналу, подлежащих сдаче в архив. Вопреки распространённому мнению, для сдачи архива требуются не все документы данного типа. Основными являются те, которые отражают перемещение по должностям, премирование и другие изменения места работы и оклада. Другая категория, определяющая оперативные моменты деятельности сотрудников, подлежит хранению в течение всего лишь пяти лет. К этой группе относятся документы по предоставлению отпусков, оформление командировок, дежурств и другие вопросы «текучки». Зачастую именно сдача архива становится серьёзной проблемой при ликвидации организации.
Архивная служба РОНДО осуществляет полный комплекс услуг сопроводительной и консультативной архивной деятельности по сдаче документов в архив.

Мы предлагаем:

• Услуги консультирования, оказываемые профессиональными архивистами.
• Составление учётных документов, организация справочной системы для успешной сдачи документов в архив
  
• Обработку архива в соответствии с принятыми стандартами и нормами законодательства.
  
• Уничтожение (утилизацию) документов, хранение которых не требуется.
• Сдачу архива "под ключ", то есть работа по сдаче архива от начала до конца.
• Если у вас есть какие-либо вопросы по работе архивиста или вам требуется помощь в работе с документами организации, просто обратитесь в нашу компанию: мы решим все Ваши проблемы.